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永田ゆにこのブログです

スプレッドシートを使った超単純な進捗管理、過去最高に捗る説

こんにちは、永田ゆにこです。本記事はGoogleスプレッドシート&Excelアドベントカレンダー2020の3日目です。
このカレンダーの主宰ことid:minemuracoffeeさん、お子さんが誕生されたそうですね!おめでとうございます!
adventar.org
さて、スプレッドシートのイケてる使い方などは今後詳しい人にお任せするとして、わたしは「結局進捗管理はスプレッドシートに落ち着いた」という難易度低めの話でもしますね。

一周回ってスプレッドシートで進捗管理をする

これまで様々な進捗管理ツールを試してきましたが、ふと「もはやスプレッドシートで可視化する程度でいいんじゃないか?」と思い立ち、今期が始まったタイミングから各プロジェクトの進捗管理をスプレッドシートでやり始めました。裏技的なものは何もなく、シートでロードマップを可視化して毎日見るだけです。
結果、快適に問題なく進捗管理ができてます。シンプルイズベスト!おわり!

終わってしまうのでせめてやり方などを書いてみます。

やり方

進めたいプロジェクトを入れる

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まずは今期進める手持ちのプロジェクトを、全部A列に羅列していきます。粒感はバラバラでも気にしない。とりあえず入れていきます。
(※チームみんなで眺めるプロジェクトの進捗管理ではなく、あくまで個人で進捗管理しているものの話をしています。)

プロジェクトを進める期間を入れる

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横の列には「9/16〜30」「10/1〜15」「10/16〜31」「11/1〜15 」「11/16〜30」「12/1〜15」「12/16〜31」「1/1〜15(ゴール)」という感じで半期分の並びを入れていきます。なんで15日ごとか?は、それぐらいが小さな期間のくくりとして最適な気がしたからです。
もっと日にち単位の細かいガントチャートを引くのもいいんですが、ガントチャートは引いた時点ですごく仕事をした気になり満足して終わってしまうので、これぐらいのカジュアルさで十分です。
はてなは1月末が半期締めなので、バッファを含め1/15をゴールとしておきます。

各プロジェクトのゴールを入れる

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そしてゴールの列に「この時期に何がどうなっていたらゴールとして成立するのか+α」をざっくりと入れます。「○○がxxxxできている状態」とかそういう感じです。
100%を目指すと80%くらいにしか届かない(気がする)ので、バッファという意味でも+αした110%程度のゴールを書いておきます。(万が一何か起きてもストレッチ分でリカバリが可能です)
そしてこの各ゴールに齟齬はないか、上長や一緒に進める人とも確認しておく。目標が低かったり、そもそもゴールの解釈が違っていると大変ですから、相手と目標の認識合わせにもなり一石二鳥です。

中間ゴールを細かく設定

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ここまでで「プロジェクト」「期間」「ゴール」まで入力されたので、あとは「初日からゴールまでをどう繋ぐか」の中間ゴールをひたすら埋めていくだけです。ゴールから逆算し、何をいつまでにやらねばいかんのか、適宜スケジュールを考えながら入れていきます。
どう考えても現実的な進め方にならない場合は、目標に対して期間が短すぎる or 自分の能力に対して目標が高すぎるので、ゴールの設定からやりなおします。

毎日眺めて振り返る

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これができたら、このロードマップに沿って日々のタスクを確認し、こなしていくだけ。
完了したものは水色、ビハインドが出てしまったものはピンク、着手中のものは黄色、など、見た目を派手にしておくとわかりやすいです。
15日って意外と一瞬なので(営業日的には10日程度しかない)ぼやぼやしているとあっという間にビハインドが発生しまいます。そうならないためにも、今日は何をしなければいけないか、毎日このシートを朝夕と眺めてタスクのやり忘れを防ぎます。これを繰り返すと、いい感じにプロジェクトが進んでいきます。

そのほか

ここからすぐタスクにアクセスしたいので、関連するURLも全部貼り付けてます。ぐちゃぐちゃになっても自分しか見ないので、とりあえず自分がわかればOK(ということにしている)。
進めるうちに途中でゴールに変更があったり、方向転換も発生しますが、そのタイミングで都度軌道修正すれば大丈夫。
所詮これは目標を達成するためのツールでしかないので、これ自体がきれいに作れてなくても全く問題ありません。

というわけで

ここまで読んでいただいてわかるように、やっていることはその辺の進捗管理ツールや、夢が叶う手帳的なやつと同じです。
でもツールを導入したり手帳を買ったりしなくとも、スプレッドシートで手軽にできちゃうよね〜〜という話でした。
どのツールもしっくりこないなあ…と思っている人は、意外とシンプルにスプレッドシートに立ち戻ってみてもいいかもしれません。

それでは引き続きスプレッドシートアドベンドカレンダーをお楽しみください〜。良いお年を。おわり